Історія про одну аферу, зраджену довіру і дуже дорогий досвід. Історія з хеппі-ендом, але називати ім’я клієнта ми не будемо, і зараз ви самі зрозумієте, чому.
Це було звичайне замовлення: компанія попросила провести експрес-аудит. Це мав бути такий собі погляд збоку, щоб упевнитися, що з документами все добре. У штаті компанії був бухгалтер, яка працювала більше п’яти років. Звичайно ж, директор компанії цілком довіряв бухгалтеру.
Ми переглянули документи, пропрацювали в 1С і виявили, що облік вівся лише частково. Побіжна перевірка – і стало зрозуміло, що бухгалтер нечиста на руку. Жінка підробляла підпис директора, маючи доступ до клієнт-банку, і знімала гроші за чековою книжкою. Крім того, вона працевлаштувала свого родича, щоб виводити гроші і через його зарплату. Але і цих способів їй здалося мало, і вона працевлаштувала «мертві душі», щоб нараховувати зарплату і їм – ми знайшли в штаті співробітників, про існування яких не знав навіть директор!
Коли підрахували загальну суму «втрат», виявилося, що за п’ять років бухгалтер обікрала компанію на майже півмільйона гривень (62 000 у.о. за курсом на той момент)! Чи варто говорити, що після першого ж аудиту бухгалтер зникла, прихопивши всі документи, архіви і базу 1С? На жаль, притягнути до відповідальності шахрайку не вдалося – за роки роботи жінка так майстерно навчилася підробляти підпис начальника, що експертиза визнала її «на 70% справжньою».
Ми зробили короткий облік тих документів, які залишилися, і після цього підписали договір на аутсорсинг – повне ведення бухгалтерського обліку компанії. З тих пір минуло чотири роки, а ми досі співпрацюємо. Так експрес-аудит вберіг клієнта від подальших втрат і поклав початок нашій довгій співпраці.
А тепер давайте розберемося, в чому була помилка клієнта.
Довіра до співробітників – це не погано. Однак директор не контролював свій банківський рахунок, повністю покладаючись на компетентність бухгалтера. Ми ж дотримуємося позиції, що так бути не повинно. Власник компанії має розпоряджатися своїми коштами самостійно.
Чим же краще обслуговування на аутсорсі, запитаєте ви.
- По-перше, бухгалтер на аутсорсі не має доступу до розрахункового рахунку клієнта. Ми в «ПроАудит» впевнені, що жоден із наших бухгалтерів не заволодіє грошима клієнта як мінімум тому, що фізично не може цього зробити – рахунком управляє власник.
- По-друге, ми не можемо взяти в компанію підставних співробітників, оскільки працюємо тільки з відомістю по нарахуванню зарплат, за якою замовник може проконтролювати всі нарахування по кожному співробітнику.
- І саме, мабуть, найважливіше – бухгалтер на аутсорсі працює за договором. У випадку, коли штатний бухгалтер «зник» – ніхто не поніс відповідальності. Ми ж несемо відповідальність за всі операції, які робимо з документами замовника. Ми впевнені в своїй роботі, але навіть якщо з нашої вини сталася помилка – компанія «ПроАудит» гарантує компенсацію всіх коштів, витрачених на штрафи і пені.